Son las 4 de la mañana de un sábado y una inesperada llamada telefónica te despierta. Hubo un incidente en la planta. El caos reina. Hay trabajadores de turno heridos, y el incendio amenaza con destruirlo todo. No es la primera vez. A pesar de todos tus esfuerzos de prevención de riesgos, tu industria es propensa a accidentes. No obstante, sabes que el riesgo puede ser mitigado hasta cierto punto. Has estado evaluando implementar un software de gestión de riesgo, pero hay tantas alternativas que no sabes por dónde empezar.
Características de un software de gestión de riesgos
Estas son las siete características que deberás tener en cuenta a la hora de adoptar cualquier solución tecnológica de manejo de riesgos, independientemente del costo, industria o aplicación:
1. Fácil de usar. Su funcionamiento y diseño deben ser prácticos, adaptables, fáciles de comprender, simples y sencillos. Que sea caro no significa que sea práctico. Si el software de gestión termina haciéndole perder a la empresa tiempo valioso debido a su complejidad, no vale la pena el esfuerzo, y mucho menos la inversión.
2. Flexibilidad. Su versión básica debe funcionar para cualquier empresa, independientemente de la industria a la que pertenezca, ya sea de manufactura o servicios de consultoría, retail o comercio mayorista. Sin embargo, la oferta debe incluir una versión personalizada con características específicas para satisfacer las necesidades del negocio.
3. Seguimiento. Desde pequeños a grandes, el software de gestión de riesgos debe ser capaz de rastrear todos los eventos operativos y facilitar el análisis de los KPI, ya sea a través de indicadores, repositorios de datos, informes de inteligencia, etc. También debería ayudar a identificar las causas, no sólo los “síntomas”. Un bono extra sería un sistema de alertas customizado para detectar eventos p escenarios inesperados o sin precedentes, idealmente adaptado a las realidades y expectativas del negocio. Cualquier función que permita seguir tareas pendientes, ya sea previstas o aleatorias, sería una ventaja también.
4. Visualización. Una vez que estás consciente del problema, debería ser fácil visualizarlo. El software de tu elección debe facilitar la medición, el mapeo y la reportabilidad de los datos de riesgos de tu empresa a través de diferentes formatos (KPIs, paneles gráficos, informes de dimensiones, indicadores de eventos, sistema de alerta temprana, resúmenes o informes en profundidad, análisis de escenarios, inteligencia de localización, inventarios, etc.). La información debe ser fácil de leer, de transformar en conocimiento, ir al detalle y clasificar mediante el uso de criterios específicos. Mientras menos conjeturas haya, mejor.
5. Conservación de datos digitales. No sirve de nada obtener toda esta información si no existe lugar para almacenarla. El sistema debe proporcionar una función de almacenamiento, tanto si es para información en bruto o en su estado final. La gestión de control de documentos así como la curaduría de datos de riesgo (que ayude a identificar si es un riesgo absoluto o residual, por ejemplo) también serían excelentes valores agregados. Ahora bien, si el sistema que elegiste no proporciona un software o hardware subyacente específico para este fin, por lo menos debería facilitar la exportación a medios o métodos externos.
6. Planificación de acciones. Una vez identificados los riesgos, informados y analizados, es hora de planificar el próximo movimiento de gestión del riesgo. Un software eficiente debería ayudar a configurar programas orientados a un riesgo específico o personalizados, como controles preventivos, detectivos o reactivos asociados a un cuadro de mando de KPIs.
7. Impulsar productividad. Una función que permita el intercambio de información también debe estar. Al facilitar la medición, reporte y transferencia de información, el software de gestión de riesgos debiese ayudar a mejorar la productividad y asistir en la obtención de mejores resultados.
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