Los mercados actuales están fuertemente ligados a la globalización y al uso de tecnologías de la información. Las organizaciones están en un complejo escenario de cambio y por tal motivo, deben estar atentas a nuevas regulaciones, modificaciones y ser flexibles. 

En este artículo nos centraremos en la importancia de contar con un sistema de gestión y todo lo que implica.

Aplicar el uso de un sistema de gestión en una empresa u organización implica un profundo cambio cultural. 

¿Qué es un sistema de gestión?

Un sistema de gestión es un conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de forma ordenada, para contribuir a la gestión de procesos generales o específicos de una organización. Permite establecer una política, unos objetivos y alcanzar dichos objetivos. Normalmente y dependiendo del rubro son una exigencia por ley, y para poder administrarlos correctamente en una organización con equipos grandes y varios recursos y activos, es necesario incorporar un software para poder llevar los sistemas de gestión. 

Beneficios de un software para sistemas de gestión 

Existen varios beneficios y características propias de un software para sistemas de gestión. Algunas a destacar son:

• Tomar decisiones basadas en datos: Establecer indicadores de gestión y mejora en el proceso de toma de decisiones.
• Eliminar los procesos manuales: Sincronizas la información en tiempo real y es accesible desde múltiples dispositivos.
• Cumplimiento de normas: ISO, OSHA, legales y de gobiernos corporativos.
• Obtener trazabilidad: Tener trazabilidad de los procesos, identificar problemáticas, cuellos de botella y ajustar procesos.
• Reducir los costos: Reducción de los costos de producción, incrementando la productividad y los beneficios de tu empresa.
• Reducir el tiempo de inactividad del equipo: Reducción de sus tiempos de parada por falla, así como de reparaciones costosas.
• Aumentar la vida de los activos: Optimiza los niveles de disponibilidad de activos y recursos a un menor costo.
• Eliminar el papel: Digitalizar los procesos para tener una sola versión de la información, reducir la necesidad de presencialidad y disminuir la tasa de error al máximo. 

Distintos tipos de sistema de gestión

Los sistemas integrados de gestión (SIG) del área SG SST se pueden basar en la ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y más.

Qué es un sistemas de gestión integrado

Un Sistema de Gestión Integrado es un sistema único diseñado para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una organización en consonancia con múltiples normas, como las relativas a la gestión de la calidad, el medioambiente y la salud y seguridad laboral.

Un Sistema de Gestión Integrado es una herramienta en la que se plasma el protocolo a seguir a diario en una actividad de producción. Tener implantado este sistema permite optimizar recursos disponibles, mejorando la organización empresarial y el rendimiento, a la vez que se reducen los costes.

Qué es un sistema de gestión de calidad

Un Sistema de Gestión de Calidad o SGC, es un conjunto de normas y procesos determinados para cumplir con los requerimientos de calidad basado en la norma ISO 9001. Puedes automatizar tus procesos de calidad y mantener tu certificación ISO 9001 con ZYGHT.

Qué es un sistema de gestión de medio ambiente

Un Sistema de Gestión Ambiental, también conocido como SGA, está enmarcado dentro de la norma ISO 14000. Es un marco formal para mejorar el desempeño ambiental y desarrollar el trabajo de la forma más eficiente posible. Un sistema de gestión ambiental como ZYGHT, es una poderosa herramienta para reducir los residuos y mejorar la eficiencia, sin sacrificar los beneficios.

Qué es un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Un Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, también conocido como SG-SST, está enmarcado dentro de la normativa ISO 45000 y tiene como objetivo la prevención de accidentes, lesiones y enfermedades derivadas de las condiciones de trabajo, además de la protección y salud de los miembros del equipo de trabajo. 

¿Cuándo es momento de contar con un software de sistema de gestión?

Necesitas un software de sistemas de gestión que permita ahorrar tiempo y facilitar toda la gestión.

Si actualmente en tu empresa te encuentras con cualquiera de estas situaciones, es porque ya es hora de cambiar a un software de sistema de gestión integrado.

• No hay trazabilidad: Los procesos no tienen un responsable en todo momento, hay malos entendidos en cuanto a quiénes deben realizar tareas o son proyectos prolongados en el tiempo que requieren acceso constante o esporádico a información histórica.
• Pérdida de tiempo: La labor administrativa es tediosa y ocupa gran parte del tiempo de tu equipo.
• Desvíos en la planificación de seguridad: Si te ha pasado que no se dan abasto con la cantidad de micro-tareas a realizar y termina sucediendo que hay desvíos en la concreción de las tareas. 
• Dificultad para acceder a la información: En tu organización existe valiosa información técnica pero, al no estar centralizada en un sistema accesible, se hace una tarea laboriosa encontrarla. 
• Dificultad para gestionar: Actualmente, las empresas que no cuentan con un potente software de sistemas de gestión y tienen que usar soluciones parche para compensar.
• Burocracia: El trabajo operativo es engorroso y burocrático.

¿Por qué usar un software de sistemas de gestión en tu empresa?

El control de las operaciones de tu equipo debe ir de la mano de un buen software de sistemas de gestión. Estos aportan centralización de toda la información para tomar mejores decisiones, siempre basadas en datos.

Una de las principales razones por la que debes contar con un software  de sistemas de gestión en tu empresa es la adaptabilidad y flexibilidad al entorno. 

Existen además, ciertas claves a la hora de implementar con éxito un software de sistemas de gestión en tu empresa. 

Un software de sistemas de gestión debe enfocarse en la construcción de una jerarquía de tareas, activos, recursos y la recopilación de datos completos y precisos, además que la organización debe realizar una inversión en capacitar a todo el equipo para sacar el máximo rendimiento del software. La documentación de procesos de trabajo es otro pilar fundamental, sobre todo para la preparación de auditorías y cumplimiento de normas.

Finalmente, contar con un software  de sistemas de gestión en tu empresa permitirá controlar el presupuesto y sus costos para la mejora en la toma de decisiones y además, planificar y programar el trabajo, gestionando todos los recursos de sistemas de gestión de forma eficiente.

ZYGHT

En ZYGHT somos expertos desde hace más de 10 años en el desarrollo de soluciones para empresas.

Estamos especializados en liderar la transformación digital en distintos sectores y rubros para el estricto cumplimiento de las normativas que rigen en los entornos de las organizaciones.

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